Một đề tài có ba nhóm ở ba trường. Về chuyên môn, các nhóm bổ sung cho nhau rất tốt — đó là lý do đề tài được duyệt.
Mười tám tháng sau, hai nhóm đã làm xong phần của mình và nhóm thứ ba chưa bắt đầu. Không ai có quyền yêu cầu ai làm gì, và không có cơ chế nào để xử lý tình huống đó.
Đây là dạng hỏng phổ biến nhất của hợp tác liên trường, và nó là vấn đề tổ chức chứ không phải vấn đề thiện chí.
Vì sao khó hơn một nhóm trong cùng trường
Không có quan hệ cấp trên cấp dưới. Một trưởng nhóm có thể giao việc cho thành viên của mình; không ai giao việc được cho trưởng nhóm bên kia.
Ưu tiên khác nhau. Đề tài này là ưu tiên số một của một nhóm và ưu tiên số tư của nhóm khác — và điều đó hợp lý từ phía họ.
Quy định khác nhau. Quy trình phê duyệt, cách thanh toán, quy định về dữ liệu và lịch năm học đều khác nhau giữa các trường.
Không gặp nhau hằng ngày. Những điều chỉnh nhỏ vốn tự diễn ra trong một nhóm cùng chỗ thì ở đây không xảy ra.
Ba thứ phải có bằng văn bản từ đầu
Ai làm gì, tới khi nào. Chia theo gói công việc, mỗi gói có một người chịu trách nhiệm nêu tên và một mốc thời gian. Không chia theo kiểu "nhóm A phụ trách phần thực nghiệm" — nêu tên người.
Quyết định được ra thế nào. Ai chốt khi các bên không thống nhất; những loại quyết định nào cần cả nhóm đồng ý và loại nào người phụ trách gói tự quyết.
Đây là phần hay bị bỏ nhất vì nó nghe như dự phòng cho xung đột. Nhưng không có nó thì mọi bất đồng đều dừng công việc lại.
Dữ liệu và quyền đứng tên. Dữ liệu do một bên thu thì ai được dùng, dùng cho việc gì, và công bố cần ai đồng ý. Thoả thuận này phải có trước khi có dữ liệu — sau đó thì mọi cuộc bàn đều trở nên khó.
Vai trò điều phối
Cần một người, và vai trò này phải được nêu rõ chứ không mặc định thuộc về người chủ trì.
Ba việc của người điều phối: giữ nhịp họp; theo dõi các mốc và nêu khi có mốc trễ; và ghi lại các quyết định.
Điều quan trọng: người điều phối không phải cấp trên, và họ cũng không gánh việc chuyên môn của các nhóm. Nhiệm vụ của họ là làm cho tình trạng thật được nhìn thấy — phần lớn vấn đề trong hợp tác liên trường tồn tại vì không ai biết bên kia đang ở đâu.
Với đề tài lớn, đây nên là một phần công việc được tính và trả — không phải việc làm thêm của một người tử tế.
Nhịp họp và biên bản
Họp ngắn và đều hơn là họp dài và thưa. Một buổi ba mươi phút mỗi tháng, cùng khuôn nội dung: mỗi gói báo ba câu — đã làm gì từ lần trước, đang vướng gì, sẽ làm gì tới lần sau.
Và ghi lại quyết định ngay sau mỗi buổi, gửi cho tất cả, kèm lời mời sửa nếu có gì ghi sai.
Bản ghi này giải quyết vấn đề lớn nhất của hợp tác nhiều bên: sáu tháng sau, mỗi bên nhớ một phiên bản khác nhau của cùng một cuộc bàn, và không ai sai — họ chỉ nhớ phần liên quan tới mình.
Kinh phí và quy định khác nhau
Ba việc nên làm sớm:
Mỗi bên tự kiểm quy trình tài chính của trường mình và báo cho cả nhóm biết: thanh toán mất bao lâu, cần chứng từ gì, có khoản nào không chi được không.
Thống nhất ai giữ phần kinh phí nào và chuyển khi nào. Chuyển tiền giữa các cơ sở thường mất thời gian và có thủ tục riêng — tính vào kế hoạch.
Xác định phê duyệt đạo đức làm ở đâu. Có trường chấp nhận phê duyệt của trường khác, có trường đòi phê duyệt riêng. Phát hiện điều này khi đã bắt đầu thu dữ liệu là muộn.
Khi một bên không theo kịp
Xử lý sớm, và không xử lý qua thư điện tử chung.
Bốn bước: gọi riêng cho người phụ trách bên đó và hỏi tình hình thật — thường có lý do cụ thể như mất nhân sự, thiết bị hỏng, hoặc họ đang bị cuốn vào việc khác; cùng xem có cách hỗ trợ không, chẳng hạn chuyển một phần việc sang nhóm khác kèm chuyển phần kinh phí tương ứng; thống nhất một mốc mới cụ thể; và nếu tới mốc mới vẫn không chuyển động thì đưa ra bàn trong cuộc họp chung, với phương án điều chỉnh phạm vi đề tài.
Điều nên tránh: im lặng chịu đựng tới lúc báo cáo. Lúc đó không còn phương án nào ngoài việc giải trình, và quan hệ giữa các nhóm thì đã hỏng.
Một việc làm cho hợp tác tiếp theo dễ hơn
Khi đề tài kết thúc, dành một buổi để ghi lại: cái gì chạy tốt, cái gì không, và lần sau nên làm khác thế nào.
Phần lớn các nhóm không làm bước này, nên mỗi hợp tác mới lại bắt đầu từ đầu với cùng những vấn đề. Một trang ghi lại sau mỗi đề tài là thứ làm các hợp tác sau nhẹ hơn hẳn.
Vì sao hợp tác liên trường khó hơn?
Không có quan hệ cấp trên cấp dưới, ưu tiên và quy định của mỗi trường khác nhau, và các điều chỉnh nhỏ vốn tự diễn ra khi cùng chỗ thì không xảy ra.
Ba thứ nào phải có bằng văn bản từ đầu?
Ai làm gì tới khi nào theo tên người, cách ra quyết định khi không thống nhất, và thoả thuận về dữ liệu cùng quyền đứng tên.
Người điều phối làm gì?
Giữ nhịp họp, theo dõi mốc và nêu khi trễ, và ghi lại quyết định — họ không phải cấp trên và không gánh việc chuyên môn của các nhóm.
Khi một bên không theo kịp thì xử lý sao?
Gọi riêng hỏi tình hình thật, xem có chuyển được một phần việc kèm kinh phí không, thống nhất mốc mới, rồi mới đưa ra họp chung nếu vẫn không chuyển động.
