Một nhóm nghiên cứu và một doanh nghiệp gặp nhau, cả hai đều thấy có tiềm năng hợp tác, và không có gì xảy ra sau đó. Hoặc một hợp tác bắt đầu và kết thúc trong sự thất vọng của cả hai bên.
Nguyên nhân hiếm khi là thiếu thiện chí. Nó nằm ở bốn khác biệt có hệ thống mà không bên nào nói ra.
Bốn khác biệt cần được nêu sớm
Về thời gian. Doanh nghiệp thường cần kết quả trong vài tháng; một nghiên cứu tử tế thường mất một tới ba năm. Đây là khác biệt lớn nhất và nó phải được nói thẳng ở cuộc gặp đầu.
Về mục tiêu. Nhóm nghiên cứu muốn hiểu cơ chế và công bố; doanh nghiệp muốn một thứ dùng được. Hai mục tiêu này không mâu thuẫn nhưng chúng dẫn tới các quyết định khác nhau ở mọi ngã rẽ.
Về mức độ chắc chắn. Người làm nghiên cứu quen với việc nói "chưa đủ dữ liệu để kết luận"; doanh nghiệp cần một câu trả lời để ra quyết định. Việc trả lời quá thận trọng bị đọc là không có năng lực, và việc trả lời quá chắc là rủi ro nghề nghiệp.
Cách xử lý: đưa ra câu trả lời kèm mức độ chắc chắn và kèm điều kiện — "với dữ liệu hiện có, cách này có khả năng cao hơn; để chắc cần thêm bước kiểm này, mất khoảng ba tháng".
Về công bố. Với nhóm nghiên cứu, công bố là kết quả công việc; với doanh nghiệp, nó có thể là rủi ro. Điểm này phải được thoả thuận bằng văn bản chứ không dựa vào thiện chí.
Các dạng hợp tác theo mức cam kết
Không nên bắt đầu bằng dạng nặng nhất. Năm dạng, từ nhẹ tới nặng:
Tư vấn ngắn — vài buổi, giải quyết một câu hỏi cụ thể. Ít rủi ro cho cả hai và là cách tốt để hai bên biết có làm việc được với nhau không.
Một đề tài ngắn có phạm vi rõ — vài tháng, một câu hỏi, một sản phẩm cụ thể.
Nhận sinh viên thực tập hoặc làm khoá luận tại doanh nghiệp, với đề tài do hai bên thống nhất. Chi phí thấp và nó cho cả hai bên nhiều thông tin.
Đề tài nghiên cứu dài hạn có kinh phí từ doanh nghiệp hoặc từ quỹ đồng tài trợ.
Phòng thí nghiệm chung hoặc chương trình hợp tác nhiều năm.
Phần lớn hợp tác thành công đi tuần tự qua các mức này. Bắt đầu từ mức bốn với một đối tác chưa từng làm việc cùng là rủi ro cho cả hai.
Những gì phải thoả thuận
Sáu điểm, bằng văn bản, trước khi bắt đầu:
Phạm vi công việc — làm gì, không làm gì, và sản phẩm cuối là gì.
Quyền công bố — có, với một khoảng thời gian rà soát trước khi gửi bài và một thời hạn tối đa rõ ràng.
Sở hữu kết quả — cái gì thuộc về ai, và nhóm nghiên cứu có được dùng phương pháp phát triển ra cho nghiên cứu sau không.
Bảo mật — phạm vi và thời hạn cụ thể.
Kinh phí và lịch thanh toán theo mốc, gồm cả chi phí gián tiếp cho cơ sở.
Điều gì xảy ra nếu kết quả không như bên tài trợ mong đợi. Cần nói rõ: kết quả âm tính vẫn được báo cáo đầy đủ, và nhóm nghiên cứu không cam kết về nội dung kết luận.
Quản lý kỳ vọng về thời gian
Ba việc làm cho phần này chạy được:
Chia dự án thành các mốc có sản phẩm. Thay vì một báo cáo sau hai năm, mỗi ba tháng có một thứ bàn giao được — kể cả khi đó là một báo cáo trung gian nói rằng hướng này không cho kết quả.
Nói rõ mốc nào có thể trượt và vì sao. Các bước phụ thuộc bên ngoài — chờ mẫu, chờ mùa vụ, chờ phê duyệt — nên được đánh dấu từ đầu.
Báo sớm khi có vấn đề. Doanh nghiệp xử lý được một thông báo chậm hai tháng nếu biết trước; họ không xử lý được việc phát hiện điều đó vào ngày hẹn bàn giao.
Ba điều nhóm nghiên cứu hay làm sai
Nói bằng ngôn ngữ học thuật. Một đề xuất viết theo khuôn bài báo thường không được đọc hết. Viết một trang: vấn đề của họ là gì, bạn làm được gì, mất bao lâu, tốn bao nhiêu.
Hứa nhiều hơn mức chắc chắn để được nhận dự án. Điều này giải quyết vấn đề hôm nay và tạo ra một vấn đề lớn hơn ở cuối dự án.
Coi doanh nghiệp chỉ là nguồn kinh phí. Một hợp tác mà nhóm nghiên cứu làm điều họ vốn định làm rồi gửi báo cáo sẽ không có lần thứ hai.
Ba dấu hiệu nên dừng lại
Bên kia muốn quyền duyệt nội dung khoa học, không chỉ rà soát về bảo mật.
Xuất hiện kỳ vọng về kết luận trong quá trình đàm phán.
Không thống nhất được về quyền công bố sau vài vòng trao đổi.
Trong cả ba, việc từ chối một dự án là quyết định đúng — và nó dễ hơn nhiều so với việc rút ra khi đã ký và đã bắt đầu.
Điều làm hợp tác kéo dài
Với các hợp tác chạy được nhiều năm, ba yếu tố thường được nhắc tới:
Có một người ở mỗi bên chịu trách nhiệm giữ liên hệ, kể cả giữa các dự án.
Có người trẻ tham gia — sinh viên hoặc nghiên cứu sinh làm việc với cả hai bên tạo ra liên kết bền hơn mọi thoả thuận.
Và có các việc nhỏ giữa các dự án lớn — một buổi trao đổi chuyên môn, một lần tư vấn ngắn, một chuyến thăm. Đây là thứ giữ quan hệ sống khi không có dự án nào đang chạy.
Khác biệt lớn nhất giữa hai bên là gì?
Về thời gian — doanh nghiệp thường cần kết quả trong vài tháng, một nghiên cứu tử tế thường mất một tới ba năm.
Nên bắt đầu bằng dạng hợp tác nào?
Dạng nhẹ nhất phù hợp — tư vấn ngắn hoặc một đề tài có phạm vi rõ; phần lớn hợp tác thành công đi tuần tự qua các mức.
Điều gì phải thoả thuận bằng văn bản?
Phạm vi công việc, quyền công bố với thời hạn rà soát rõ, sở hữu kết quả, bảo mật, kinh phí theo mốc, và việc kết quả âm tính vẫn được báo cáo.
Dấu hiệu nào nên dừng lại?
Bên kia muốn quyền duyệt nội dung khoa học, xuất hiện kỳ vọng về kết luận, hoặc không thống nhất được về quyền công bố.
